How to send a Proper E-Mail ?

আসুন জানি কিভাবে একটি ই-মেইল করতে হয়!

শিরোনাম দেখে যারা হাসছেন এতক্ষন তারা এবার দয়া করে থামুন। ই-মেইল লিখতে পারেন, পাঠাতে পারেন সেটা জানি, অন্যকে কপি দিতে পারেন সেটাও জানি। কিন্তু আপনাদের বেশীরভাগই মেইল করতে পারেন না। কি বিশ্বাস হয় না? এবার বলুন TO, CC and BCC কি এবং কেন ব্যবহার করা হয়? কি পারলেন না তো! যারা জানেন তারা চুপ করে বসুন গ্যালারিতে, কানে হেডফোন লাগিয়ে গান শুনুন। যারা জানেন না তারা চোখ কান খোলা রেখে লেকচার শুনুন। 

TO কি ও কেন?

ভেরি সিম্পল। যাকে মেইল পাঠাবেন তার মেইল এড্রেস এখানে দিবেন। একাধিক জনের কাছে একই মেইল দিতে হলে কমা দিয়ে একটির পর একটি দিন। এক্ষেত্রে যাকে বা যাদেরকে মেইল দিচ্ছেন সবাইকে আপনি এড্রেস করছেন। মানে সবাই মেইলের জন্য সমান গুরুত্বপূর্ণ। ধরুন আপনি অফিসের ম্যানেজার। আপনাদের একটি পিকনিক আয়োজন হবে। আপনি তার আহবায়ক। আপনি আপনার অধীনস্ত ৫ জন এসিস্ট্যান্ট ম্যানেজারকে জানাবেন বিষয়টা। একটা মিটিং আহবান করলেন যেখানে এই ৫ জন উপস্থিত থাকবে এবং কার্যসূচী ও লোকসংখ্যা উল্লেখ থাকবে।  মিটিং এর সময়সূচী জানাবেন সবাইকে। এই লিস্টের সবাই জানতে পারবে আপনি কাকে কাকে মিটিং এ ডাকছেন বা অন্য সহযোগীতায় কারা থাকবে। সবাই সবাইকে রিপ্লে বা রিপ্লে টু অল দিতে পারবে। এরা TO  ছাড়াও CC ও BCC তে যাদেরকে জানানো হয়েছে তাদের নাম ধাম, ই-মেইল দেখতে পারবে বা তাদের কে রিপ্লে টু বা রিপ্লে টু অল দিতে পারবে।

CC কি ও কেন?

CC মানে হল কার্বন কপি। আপনি তাকে এ্যাড্রেস করে মেইল করছেন না কিন্তু তিনি অবহিত থাকছেন বিষয়টা। কমা দিয়ে এখানেও একাধিক জন কে এ্যাড করতে পারবেন। এই লিস্টের সবাই TO, CC, BCC  এর লোকজনকে দেখতে পাবে। উপরের মিটিং এ আপনি আপনার ডাইরেক্টরকে CC দিলেন। তাহলে উনি অবগত থাকল আপনার করিৎকর্ম উদ্যোগ সম্পর্কে ( আপনার প্রোমোশনের জন্য গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু। অনেক দায়িত্ব ও এড়ানোর টেকনিক এটা। কোন সমস্যা হলে পরে বলবেন আপনি তো জানতেন বিষয়টা )। তিনি ইচ্ছা করলে নাক গলাতে পারবেন মিটিং এর বিষয়ে। তিনিও ইচ্ছা করলে রিপ্লে বা রিপ্লে টু অল দিতে পারবেন সবাইকে। হ্যাঁ, তিনি রিপ্লে টু অল দিয়ে শুভকামনা জানালেন। 

BCC কি ও কেন?

BCC মানে হল ব্লাইন্ড কার্বন কপি। আপনি তাকে এ্যাড্রেস করে মেইল করছেন না বা তাকে অবগত করছেন এবং তার কিছু দায়িত্ব আছে ।  কমা দিয়ে এখানেও একাধিক জন কে এ্যাড করতে পারবেন।   উপরে মিটিং এ আপনি আপনার একাউন্টস অফিসার, অফিস সহকারী, বাবুর্চী এদের BCC দিলেন। তাহলে তারা প্রস্তুতি নিতে শুরু করল। খরচ খানা পিনার আয়োজন করল। কিন্তু মিটিং এর বিষয়ে তাদের কোন নাক গলানোর সুযোগ নেই কেননা তারা জানতেই পারছেন না  TO বা CC বা BCC তে একই মেইল আর কাকে কাকে দেয়া হয়েছে। তারা ইচ্ছা করলে শুধু আপনাকে রিপ্লে  দিতে পারবেন কিন্তু রিপ্লে টু অল দিতে পারবেন না সবাইকে। 

কেন গুরুত্বপূর্ণ? 

ধরুন, আপনার বন্ধু আপনাদের সবাইকে TO, CC দিয়ে জানাচ্ছে তার মন খারাপ দুপুর থেকে। ১০০ জনকে জানাল মেইল দিয়ে। একজন সবাইকে রিপ্লে দিয়ে জানাল আহরে! আর একজন রিপ্লে দিল ব্যাপার না! এইভাবে যদি ১০০ জনই রিপ্লে দেয় তবে আপনি সর্বোমোট 100X100  = মাত্র ১০০০০ মেইল রিসিভ করলেন। এর ভিতরে কোথায় আপনার চাকুরির ইন্টারভিউ এর ডেট জানিয়ে মেইল আসছিল আপনি টেরই পেলেন না। ব্যাস, চাকুরি হওয়ার সম্ভাবনাও গেল। মেইল লিস্ট টা সবার নিকট ওপেন হওয়াতে কোন এক বন্ধুর সূত্রে কে একদিন লিস্ট টা হাতে পেয়েছিল। একদিন দেখলেন এক রিয়েল এস্টেট কোম্পানির দালাল মেইল করল ” স্যার, আমাদের ফ্ল্যাট আপনার জন্য ৫০% ছাড়ে মাত্র ৮০ লাখ টাকা”। একেতো চাকুরি নাই, এভাবে কয়েকটি মেইল আসতে থাকল দিনে। আপনি ভাবতে থাকলেন টাকা নাই তো কি হয়েছে? মানুষ তো মনে করে আমি অনেক বড়লোক। ঝড় তুফান লাইফ ইন্সিওরেন্স থেকে সেই যে মেইল আসা শুরু হল ” পাশের রোডের অমুক কি ভাগ্যবান, কয়দিন আগে মারা গেল। তার স্ত্রী, ছেলে মেয়ে পেয়েছে ২০ লাখ টাকা”। যাক আপনার ভাগ্যও প্রতিদিন খুলছে ২০ বার। এবার সূদূর অস্ট্রেলিয়া থেকে মেইল এল “আপনি ৫ বিলিয়ন ডলার ( চল্লিশ হাজার কোটি টাকা ) লটারি জিতেছেন”। আপনি ক্যালকুলেটর নিয়ে বসে গেলেন দেশের কোন অঞ্চল টা কিনবেন সেটা হিসাব করতে। এরপর দিনে দিনে হাজার খানিক মেইল আসা শুরু হল। ৩/৪ দিন পর আপনার গার্ল ফ্রেন্ড আপনার সঙ্গে আর কথা বলে না। আপনি কোন কারন খুঁজে পাচ্ছেন না। কোন ঝগড়াঝাটিও হয়নি। তাহলে ঘটনা কি? সে ২/৩ টা জরুরী মেইল দিয়েছে আপনাকে কিন্তু আপনি ডিলিট অল দেয়াতে সেগুলোও ডিলিট হয়ে গেছে। ততদিনে আপনার মেইল আইডি পৃথিবীর বড় বড় স্প্যামারদের লিস্টে বহাল তবিয়তে বিচরন করছে।

সুতরাং প্রয়োজনটা যখন অনেককেই একই মেইল করা কিন্তু আপনি জানেন না TO, CC  তে সবার আইডি দিবেন কিনা তখন TO, CC বাদ দিয়ে BCC তে দিন সব আইডি।

এই যুগে ই-মেইল আইডি হল একটা ব্যক্তিগত আইডেন্টিটি। আপনার ইমেইলের কোন অপব্যবহারের ফলে আপনার অনেক ক্ষতিও হয়ে যেতে পারে। জেল জরিমানাও হতে পারে আপনার। সুতরাং নিজে এগুলোর ব্যবহার শিখুন, নিজের প্রাইভেসী রক্ষা করেন, অন্যের প্রাইভেসীকেও সম্মান করেন।